Tutorial

Auftragserfassung

In diesem Tutorial erfasst du Kundendaten, Leistungen und Budgets in einem Ablauf. Du strukturierst Aufträge in wenigen Minuten klar. Das bildet die Grundlage für Angebot, Beauftragung und Abrechnung.

Auftragserfassung de

Auf YouTube ansehen

Kontakt anlegen

  • Wähle links im Menü den Eintrag Kunden aus.
  • Füge über das Plus-Symbol einen neuen Kontakt hinzu.
  • Trage alle Informationen zu deinem Kunden ein.
  • Füge bei Bedarf ein Profilbild hinzu.
  • Hinterlege die Details wie E-Mail-Adresse, Anschrift oder eine Referenznummer. Verwende im Beispiel die Lieferantennummer des Kunden.
  • Wähle Speichern, um den Kontakt anzulegen.
  • Nutze das Kontextmenü, um einen Kontakt zu duplizieren, zum Beispiel für einen weiteren Ansprechpartner in der gleichen Firma.

Auftrag erfassen

  • Öffne anschließend links im Menü den Bereich Projekte.
  • Füge über das Plus einen neuen Auftrag hinzu.
  • Trage die Basisdaten zu deinem Auftrag ein.
  • Wähle den zuvor angelegten Kunden aus.
  • Klicke zur Auswahl auf den Kundennamen.
  • Lege im nächsten Schritt den Leistungsumfang für den Auftrag fest.
  • Nutze dazu eine der beiden verfügbaren Methoden.

Variante 1: KI-gestützte Leistungsbeschreibung

  • Wähle für die KI-basierte Variante den Zauberstab.
  • Formuliere eine kurze, prägnante, fachliche Beschreibung des Vorhabens in vollständigen Sätzen mit spezifischen Informationen.
  • Lass Blitzy automatisch eine passende Leistungsbeschreibung generieren.

Variante 2: Manuelle Leistungsbeschreibung

  • Wähle alternativ Plus und dann Abschnitt, um die Leistungsbeschreibung selbst zu erstellen.
  • Wähle aus bestehenden Beschreibungen oder füge über das Plus einen neuen Abschnitt hinzu.
  • Vergib eine Überschrift und beschreibe deine Leistung.
  • Wähle Speichern, um den Abschnitt anzulegen.

Produkte hinzufügen

  • Füge danach die Produkte hinzu, die du später abrechnen möchtest.
  • Wähle hierzu Plus und dann Produkt.
  • Wähle ein bestehendes Produkt aus oder füge ein neues Produkt über das Plus hinzu.
  • Vergib eine Bezeichnung für das Produkt.
  • Lass das Preisfeld leer, um die Leistung später nach Aufwand zu erfassen. Nutze dies beispielsweise für Reisekosten.
  • Gib alternativ einen Preis an, zum Beispiel für dein Honorar.
  • Wähle im nächsten Schritt eine passende Einheit wie Tage.
  • Lass das Mengenfeld leer, um das Honorar später flexibel nach Aufwand zu erfassen.
  • Gib alternativ eine Menge an, um ein Budget für Angebot, Leistungserfassung und Auswertungen zu definieren.
  • Speichere das Produkt.
  • Ordne das Produkt an die gewünschte Stelle im Auftrag.
  • Sortiere Abschnitte und Produkte beliebig.
  • Speichere den Auftrag.

Herzlichen Glückwunsch. Der erste Beratungsauftrag ist erfolgreich angelegt.

Zurück zur Übersicht